DÚVIDAS SOBRE LIVROS

1 - Posso registrar livros físicos na JUCESC?

Não, somente livros digitais. Desde a vigência da Instrução Normativa nº 82 do DREI, não deverão ser apresentados para autenticação novos livros em papel, preenchidos ou em branco.

2 – Tenho um livro em branco que ainda tem páginas a serem preenchidas e foi autenticado pela junta comercial, o que fazer?

A empresa pode seguir utilizando eventuais livros em branco, já autenticados.

De acordo com o artigo 19 da Instrução Normativa nº 82 do DREI: “Os livros autenticados por qualquer processo anterior a esta Instrução Normativa permanecerão em uso até que se esgotem.”

3 - Quero registrar um livro digital, quem deve assinar o processo?

Funciona da mesma forma que os livros físicos, assinam o administrador e o contador. O que mudou foi a maneira de assinar via certificado E-CPF ou E-CNPJ.

Os termos de abertura e de encerramento deverão estar devidamente assinados pelo respectivo interessado ou procurador e por contabilista legalmente habilitado, quando for o caso, com indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade (CRC).

 No caso de interessado pessoa jurídica, pode ser utilizada a assinatura eletrônica dela, conforme art. 6º, § 1º da Instrução Normativa nº 82/2021 do DREI.

4 - O administrador e a empresa não tem certificado digital, outra pessoa pode assinar o livro?

Sim, através de procuração com poderes específicos para assinar livros digitais.

Art. 6º, § 2º, IN DREI 82/2021 - No caso de assinatura por procurador, o instrumento de mandato, com os poderes necessários, poderá:

I - ser ou estar arquivado na Junta Comercial em processo separado, de modo que deverá ser anotado nos registros de autenticação de livros, o número do arquivamento da procuração; ou

II - ser anexado ao pedido de autenticação do respectivo livro, a fim de instruir a análise, podendo ser mantida a sua imagem no histórico da sociedade para eventuais confrontos.

5 - O administrador atual pode assinar por períodos anteriores?

Sim. De acordo com a Instrução Normativa nº 82 do DREI, os livros relativos aos períodos anteriores poderão ser assinados pelos responsáveis pela escrituração no período a que ela se refere, ou pelos atuais responsáveis.

6 - O que devo incluir na escrituração de um livro?

A competência da Junta comercial restringe-se a autenticar e analisar os termos dos livros. Orientações sobre preenchimento e conteúdo dos livros poderão ser prestadas pelos órgãos fiscalizadores ou por um profissional. Não é competência da junta comercial auxiliar na escrituração ou no seu uso.

7 - Qual o prazo para levar os livros para a Junta?

Como órgão autenticador a Junta Comercial não cobra prazos para autenticação. O usuário pode enviar de acordo com sua necessidade ou prazo solicitado por fiscalização ou legislação que a empresa deve cumprir.

8 - Quais livros eu tenho que autenticar na Junta Comercial?

A Junta Comercial autentica qualquer livro que a empresa tenha interesse. Já as demandas relacionadas à obrigatoriedade ou dispensa de apresentação, assim como, orientações sobre preenchimento e conteúdo dos livros poderão ser prestadas pelos órgãos fiscalizadores ou por um profissional.

Conforme Instrução Normativa nº 82 do DREI: “Serão submetidos à autenticação da Junta Comercial os termos de abertura e de encerramento de qualquer instrumento de escrituração que o interessado julgue conveniente adotar, segundo a natureza e o volume de seus negócios, inclusive, livros não obrigatórios.”

9 – Estou registrando um livro digital, quantas páginas ou folhas posso utilizar no PDF?

Para o livro digital foi adotado o número máximo de 1.000 páginas. Caso seu arquivo PDF contenha mais do que a quantidade informada, deverão ser feitos mais livros conforme a necessidade, seguindo sequência de ordem e período de escrituração. Por exemplo, ordem 1 01/01 a 30/06 e ordem 2 01/07 a 31/12.

Instrução Normativa nº 82 do DREI só fala em: § 2º Os arquivos dos livros digitais não ultrapassarão o tamanho a ser estabelecido pela Junta Comercial, de acordo com a sua capacidade tecnológica.

10 - Minha empresa mudou de Estado, como autenticar os livros a partir de agora? Posso registrar aqui os livros relacionados ao período que estava em outro estado?

Não pode. Você pode autenticar na JUCESC somente os livros do tempo em que a empresa esteve situada no Estado.

Conforme Instrução Normativa nº 82 do DREI: “No caso de transferência de sede para outra unidade da federação ou de conversão, a autenticação dos instrumentos ainda não apresentados poderá ser realizada pela Junta Comercial ou Cartório de origem, até o exercício em que ocorreu a transferência ou conversão, ou na Junta Comercial de destino, independentemente do período de escrituração constante do livro”.

Quanto à sequência de numeração, você pode dar continuidade ao número anterior e informar no campo observações ou iniciar nova sequência.

11 - Quero fazer o livro de uma empresa que sofreu transformação de natureza jurídica, mas não consigo usar o NIRE anterior. Como faço?

Para gerar o requerimento deve ser usado o NIRE atual da empresa. Os termos gerados pelo sistema também serão emitidos com os dados atuais.

No caso de cisão, fusão e incorporação, deverão ser apresentados livros contendo os fatos contábeis ocorridos até a data do evento para autenticação na Junta Comercial.

§ 1º Em se tratando de transformação deverá ser dada sequência aos respectivos livros, contudo, devem constar dos termos de abertura e de encerramento os dados relativos ao novo tipo jurídico.

12 - A empresa mudou nome empresarial ou endereço durante o período de escrituração, como faço a capa do livro?

Atualmente os termos de abertura e encerramento são gerados pelo sistema da junta, desta forma, constarão na capa de forma automática os dados atuais da empresa.

13- Quando o administrador ou titular da firma for falecido quem assina os termos?

No caso de falecimento do empresário, titular de empresa individual, deverá ser arquivado ato comprovando a nomeação do inventariante e este poderá assinar os termos. Nas sociedades, se não tiver outro administrador nomeado, deverá ser arquivado ato de alteração/ata de reunião ou assembleia com a nomeação de novo administrador.

14 - Uma empresa cancelada administrativamente pela JUCESC, de acordo com o artigo 60 da Lei 8.934/94, pode requerer a autenticação de livros?

Somente após o arquivamento do ato de reativação.

15 - Empresa baixada/extinta/distratada pode registrar livros na JUCESC?

Sim, pode registrar os livros normalmente através de processo digital. No caso de empresas extintas, poderão ser autenticados livros contendo fatos contábeis ocorridos até a data da extinção.

16 - Preciso registrar livros e não sei qual a sequência ou se a empresa tem livros registrados, consigo emitir um relatório dos livros arquivados na JUCESC?

Sim, para emitir o relatório de livros acesse aqui. 

17 - A contabilidade anterior não autenticou o livro Diário, como faço para autenticar somente os livros da minha responsabilidade?

Instrução Normativa nº 82 do DREI diz: Art. 7º A autenticação dos instrumentos de escrituração consiste na verificação das formalidades extrínsecas dos dados contidos nos termos de abertura e encerramento.

§ 1º A autenticação dos instrumentos pela Junta Comercial não a responsabiliza pelos fatos e atos neles escriturados, não sendo de competência dos órgãos de registro a análise das formalidades intrínsecas neles contidas.

§ 2º O contabilista legalmente habilitado e o interessado são responsáveis pelo conteúdo do documento digital entregue.

§ 3º Não é de competência das Juntas Comerciais a verificação da sequência do número de ordem do instrumento e do período da escrituração, de modo que a autenticação independe da apresentação à Junta Comercial de outro(s) livro(s) anteriormente autenticado(s).

18 - O processo está finalizado e não recebi o livro autenticado pela junta, o que fazer?

Para baixar o arquivo do livro autenticado, o usuário deverá acessar o requerimento universal, com o login e senha de quem solicitou o registro:

1) Livro contábil

2) Relatório

3) Ações – visualizar livro

4) Arquivo livro autenticado

Livros com problema entrar em contato com suporteintegrador@jucesc.sc.gov.br.

19 – Fiz um lançamento errado no livro, como corrigir?

Conforme Instrução Normativa nº 82 do DREI:

§ 1º A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade.

§ 2º O livro já autenticado pela Junta Comercial não será substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada.

Desta forma, eventuais erros na escrituração dos livros deverão ser corrigidos no próximo livro a ser autenticado.

Importante entender que as juntas comerciais autenticam os termos de abertura e encerramento, não há por parte das juntas a conferência dos conteúdos dos livros.

“Art. 7º A autenticação dos instrumentos de escrituração consiste na verificação das formalidades extrínsecas dos dados contidos nos termos de abertura e encerramento.

§ 1º A autenticação dos instrumentos pela Junta Comercial não a responsabiliza pelos fatos e atos neles escriturados, não sendo de competência dos órgãos de registro a análise das formalidades intrínsecas neles contidas.

§ 2º O contabilista legalmente habilitado e o interessado são responsáveis pelo conteúdo do documento digital entregue.”

20 – Posso fazer o cancelamento de um livro autenticado pela junta comercial?

Apenas quando nos termos (de abertura ou encerramento) constar erro material.

Os termos de autenticação poderão ser cancelados quando lavrados com erro material, mediante iniciativa da Junta Comercial ou do titular da escrituração.

Conforme Instrução Normativa nº 82 do DREI: Art. 18. O termo de cancelamento da autenticação será lavrado em arquivo próprio, devendo conter o número do processo administrativo ou judicial que o determinou.

§ 1º Tratando-se de legado de livros em papel ou fichas, o termo de cancelamento será lavrado na mesma parte do livro onde foi lavrado o termo de autenticação.

§ 2º No novo termo de autenticação, além das informações corretas, deverá constar informação do cancelamento anterior.

21 - A empresa teve um livro já autenticado pela JUCESC extraviado. Como proceder para autenticar um novo livro?

Neste caso a empresa deve fazer um processo de extravio para depois de concluído enviar novos livros.

O art. 10 do Decreto-Lei nº 486, de 1969, prevê: "Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de livros fichas documentos ou papéis de interêsse da escrituração o comerciante fará publicar em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento aviso concernente ao fato e dêste dará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas ao órgão competente do Registro do Comércio. Parágrafo único. A legalização de novos livros ou fichas só será providenciada depois de observado o disposto neste artigo."

Como fazer: Publicar em jornal de grande circulação da sede da empresa uma informação sobre o extravio dos livros e levar para arquivar na Junta Comercial a prova da publicação, juntamente com declaração da empresa informando o fato e solicitando a autenticação de novo livro . Na publicação deverá constar expressamente, no mínimo, os seguintes dados: Nome da empresa, CNPJ, nome do livro extraviado/deteriorado ou destruído e número de ordem. O arquivamento é feito através do Requerimento Eletrônico e o código de ato e evento é 209/209

Assim, ocorrendo algumas das situações supracitadas, os responsáveis deverão adotar os procedimentos necessários para a legalização e submeter o novo livro ou fichas à autenticação pela Junta Comercial, devendo ser atribuído o mesmo número de ordem do instrumento extraviado, deteriorado ou destruído. A responsabilidade pelos dados e lançamentos é de inteira responsabilidade do profissional contábil (§ 3º do art. 5º da Instrução normativa nº 82/2021 do DREI).

O que significa: feita a publicação e arquivada na Jucesc, conforme acima, o mesmo livro que foi extraviado (com o mesmo teor, inclusive com o mesmo número de ordem) deve ser recomposto e levado para a Junta Comercial para autenticação.

Mesmo que o livro extraviado, deteriorado ou destruído fosse físico, o novo livro será autenticado de forma digital, já que atualmente esse é o procedimento adotado por essa Junta Comercial.

22 - Preciso de uma cópia do livro digital autenticado pela junta, o que fazer?

A empresa tem o prazo de 90 dias para entrar no sistema e fazer o download do seu livro autenticado. Assim como a JUCESC não ficava com as informações de conteúdo do livro físico, o mesmo ocorre com o digital.

Após esse prazo, você poderá consultar o relatório de livros com informações de número de autenticação, ordem, período.

Para baixar o arquivo do livro autenticado, o usuário deverá acessar com o mesmo usuário que realizou o envio para autenticação, no requerimento universal:

1) Livro contábil

2) Relatório

3) Ações – visualizar livro

4) Arquivo livro autenticado

Livros com problema entrar em contato com suporteintegrador@jucesc.sc.gov.br.

23 - A empresa está mudando de contabilidade. Qual a data de encerramento do exercício social eu coloco já que o período do livro será parcial?

Independente do período de escrituração do livro, a data de encerramento do exercício social será sempre 31 de dezembro (outra data somente se estiver previsto em contrato social ou se a empresa for baixada).

24 - Posso digitalizar o conteúdo do livro e enviar para autenticação?

Considerando que a IN DREI nº 82/2021, entrou em vigor na data de 21/06/2021, o legado de livros físicos, referentes aos exercícios anteriores, poderão ser submetidos a registro após a sua devida digitalização.

25 - Qual o procedimento para envio de livros societários?

Conforme IN 82/2021 que entrou em vigência em 21/06/2021, livros físicos não serão mais autenticados.

Todos os livros são autenticados de forma digital. 

Para procedimento de envio dos livros ver passo a passo no site:

http://www.jucesc.sc.gov.br/index.php/passo-a-passo

Para os livros societários é possível fazer tanto a autenticação do livro já escriturado quanto do livro em branco. Como a autenticação do livro em branco é recente na JUCESC, ainda não temos o passo a passo específico, mas o procedimento é o mesmo da autenticação de livros societários que consta no site, exceto pela situação que mencionamos logo abaixo.

Ao escolher a  forma de escrituração "livros sociais", será possível selecionar se o livro será em branco. 

Lembrando que na autenticação de livro em branco não é enviado arquivo pdf. Os termos são gerados automaticamente pelo sistema e enviados para o usuário em arquivos separados para incluir a escrituração posteriormente.

26 - Como solicito o cancelamento da autenticação de livro com erro material nos termos?

O procedimento é feito através do requerimento universal, opção demais arquivamentos. Escolher ato e evento 705 - pedido de cancelamento de livro digital registrado.

Deverá ser encaminhado em "instrumento contratual" documento informando os dados da empresa e informações sobre o livro que o usuário deseja cancelar, assim como o motivo do cancelamento. Esta solicitação deve ser em nome da empresa e assinada por seu administrador, não pode ser uma solicitação do contador. 

Lembrando que não é válido para erros de escrituração, somente erros materiais nos termos como nome empresarial, NIRE, período de escrituração errados, conforme artigo 17 IN DRE 82/2021.

27 - Qual período devo inserir em um livro societário em branco?

Informe a data do período a ser escriturado. Se a sociedade foi constituída na data, por exemplo, 01/06/2022 e nunca escriturou nenhum livro, informe a data 01/06/2022 como inicial.

Como data de encerramento, a legislação não é clara quanto ao assunto. Diante disso, informe a data de encerramento de acordo com aquilo que a sociedade deseja escriturar no livro. Logo, do período inicial ao final a sociedade irá escriturar o livro, e passado a data de encerramento, cabe autenticar novo livro.

Sendo assim, informe como data de encerramento do livro em branco a data de encerramento do período a ser escriturado, podendo ser, por exemplo, 31/12/2022 ou 31/12/2024 ou 31/05/2025. 

28 - Qual o embasamento legal que informa que o Livro Diário deve ser registrado com somente um exercício social?

O livro diário se refere ao exercício social da empresa, que não constando em contrato social, se entende como 01/01 a 31/12. Mais informações técnicas poderão ser passadas por um profissional contábil ou através da leitura da legislação específica. 

Cabe à Junta Comercial orientações referente às formalidades extrínsecas dos dados contidos nos termos de abertura e encerramento.

29 - Porque não tenho mais acesso aos livros autenticados?

Os livros autenticados ficarão armazenados no servidor da JUCESC de forma TEMPORÁRIA, conforme determina a Instrução Normativa DREI 82, de 2021 no seu art. 4º, § 3º, ou seja, é vedado o armazenamento do conteúdo das averbações de todos os livros, cujo interesse é de exclusividade da sociedade e de sua administração, nos servidores das Juntas Comerciais, devendo ser por esta automaticamente eliminado após 30 (trinta) dias contados do deferimento da autenticação, sendo certo que o seu download pelo usuário poderá ser realizado quantas vezes se fizerem necessárias durante este período, sem cobrança de novo preço.